OA辦公系統(tǒng)開(kāi)始應(yīng)用于越來(lái)越多的企業(yè)辦公管理。OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施在增進(jìn)組織管理的同時(shí)，更是提升了企業(yè). . .
近年來(lái)，OA辦公系統(tǒng)開(kāi)始應(yīng)用于越來(lái)越多的企業(yè)辦公管理。一方面信息化加速了人們的工作節(jié)奏，簡(jiǎn)單、便捷的組織管理開(kāi)始為越來(lái)越多的企業(yè)所青睞。另一方面，隨著企業(yè)的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的企業(yè)管理難免無(wú)法滿足企業(yè)管理需求。OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施在增進(jìn)組織管理的同時(shí)，更是提升了企業(yè)的協(xié)同辦公效率。
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一、OA系統(tǒng)強(qiáng)化工作協(xié)作與管理監(jiān)督
企業(yè)規(guī)模不斷在擴(kuò)大，人員、設(shè)備、環(huán)境等條件都在不斷的增長(zhǎng)更新，面對(duì)日益壯大的規(guī)模，傳統(tǒng)的管理手段與模式儼然無(wú)法滿足企業(yè)自身成長(zhǎng)需求。由于監(jiān)管的不利，還會(huì)導(dǎo)致信息阻隔、上傳下達(dá)信息不明確、流程審批緩慢等現(xiàn)象的出現(xiàn)，以至影響公司整個(gè)流程效率及公司大局。而OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的出現(xiàn)，就可以解決這一問(wèn)題。依托OA辦公系統(tǒng)順暢流轉(zhuǎn)的信息傳遞，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層得以在第一時(shí)間批閱各種文件，穿透式查看動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，監(jiān)督計(jì)劃執(zhí)行、項(xiàng)目進(jìn)展，并據(jù)此下達(dá)決策和指令。
在平臺(tái)內(nèi)部，通過(guò)公開(kāi)的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程，使各部門對(duì)自己的職責(zé)、權(quán)限有明確界定，也使得每個(gè)工作人員對(duì)自己的職權(quán)范圍有了更清晰的認(rèn)識(shí)。通過(guò)智能化的流程，使得各工作環(huán)節(jié)銜接緊密，上一步審批意見(jiàn)完成后立即可以傳到下一步，刪改記錄和審批意見(jiàn)保存完整，提高工作效率。通過(guò)oa系統(tǒng)，管理者可以改“救火式”工作模式為“排除隱患”式工作模式，是提高工作效率、促使企業(yè)良性循環(huán)的催化劑。
二、OA系統(tǒng)優(yōu)化企業(yè)工作流程
企業(yè)的工作能力和工作效率與業(yè)務(wù)進(jìn)展緊密相關(guān)。管理良好的企業(yè)需要有其定義完善的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程來(lái)促使業(yè)務(wù)條理清晰地進(jìn)行。應(yīng)用OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以使企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)、工作流程進(jìn)一步規(guī)范化，增加管理透明度，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理。利用OA辦公系統(tǒng)中內(nèi)置的工作流引擎，可根據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理要求，定義、優(yōu)化、再造出各種復(fù)雜程度不一的流程模塊。像九思OA系統(tǒng)可以通過(guò)自建模板和自建流程的使用，使得很多處于隨機(jī)和發(fā)散狀態(tài)的工作實(shí)現(xiàn)有序化、可跟蹤化、可追溯化，實(shí)現(xiàn)工作的敏捷性與有效性的統(tǒng)一。
三、OA系統(tǒng)推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)
OA系統(tǒng)中的單位信息門戶是機(jī)構(gòu)信息資源發(fā)布與管理，信息安全控制的綜合平臺(tái)，是凝聚企業(yè)員工，體現(xiàn)機(jī)構(gòu)文化的綜合舞臺(tái)。通過(guò)OA系統(tǒng)的單位門戶，每一個(gè)員工可以對(duì)公司有全面的了解。公司最近發(fā)生的大事、決策層的戰(zhàn)略思想、公司的規(guī)章制度等等都可以直接通報(bào)到每一個(gè)員工。正是基于OA的透明平臺(tái)作用，將OA系統(tǒng)變成一個(gè)零成本、快凝聚、強(qiáng)滲透、可參與、高統(tǒng)一的文化建設(shè)的陣地。
四、OA系統(tǒng)助力企業(yè)信息共享。
中小型企業(yè)在發(fā)展壯大過(guò)程中，人員的流動(dòng)進(jìn)出都是不可避免的。通過(guò)建立內(nèi)部的信息平臺(tái)，各個(gè)項(xiàng)目部的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)、合作廠家等，可以即時(shí)總結(jié)共享。各項(xiàng)目部通過(guò)OA辦公自動(dòng)化平臺(tái)共享的信息，迅速做出適合自己項(xiàng)目部的經(jīng)營(yíng)調(diào)整，準(zhǔn)確及時(shí)地把握市場(chǎng)信息，避免相同問(wèn)題的發(fā)生，也有利于降低項(xiàng)目部采購(gòu)成本，提高管理效率。如九思OA辦公系統(tǒng)即可把企業(yè)發(fā)展過(guò)程中創(chuàng)造的各種文件、公文、報(bào)告、審批、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和閱歷等散落在員工的大腦、移動(dòng)硬盤、電腦、紙質(zhì)文檔、檔案館等這些隱性知識(shí)顯性化，并對(duì)其進(jìn)行企業(yè)級(jí)的收集、分類、沉淀、授權(quán)、分享、學(xué)習(xí)和持續(xù)創(chuàng)新，成為企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。
五、OA系統(tǒng)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)有助于高層領(lǐng)導(dǎo)正確決策
OA系統(tǒng)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)可以方便企業(yè)的高層及員工無(wú)論身在何處都能夠登錄系統(tǒng)，獲取信息，完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)更能提示信息的價(jià)值和意義，高層領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)儲(chǔ)存或者傳送的有用信息進(jìn)行分析，這樣智能化的活動(dòng)能有助于高層領(lǐng)導(dǎo)做出前瞻性的科學(xué)決策。
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