建設(shè)高效規(guī)范的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，是提高企業(yè)管理信息化水平、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一。
檔案管理由于其特殊性、繁復(fù)性、重要性、歷史性等特征，很多企事業(yè)單位或多或少會(huì)出現(xiàn)如下問(wèn)題，
- 主要突出表現(xiàn)有：
- 檔案管理無(wú)序化
- 檔案管理人工工作量巨大
- 檢索再利用困難
- 無(wú)法適應(yīng)企業(yè)信息化帶來(lái)的無(wú)紙化歸檔要求
在企業(yè)信息化發(fā)展之后，幾乎所有辦公流程、郵件、收發(fā)文、公文、公告等重要業(yè)務(wù)，全部實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公存儲(chǔ)。其中，重要的公文、流程、收發(fā)文等，按照企業(yè)管理規(guī)則，全部需要?dú)w檔保存；還有OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)傳遞的種種重要郵件、文檔、公告等，也有歸檔的需求。由于個(gè)人空間有限（100-200M），是無(wú)法滿足所有郵件、流程、公文的永久保存的，所以在這樣的情況之下，重要文件的歸檔管理需求，顯得更加突出，讓企業(yè)重要的信息文檔安全保存，方便檢索、可再利用，是檔案管理信息化必須要解決的問(wèn)題。
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系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)
建設(shè)高效規(guī)范的企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，是提高企業(yè)管理信息化水平、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)之一。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)是：
1、實(shí)現(xiàn)所有檔案管理工作信息化
實(shí)現(xiàn)從檔案采集、分類(lèi)、歸檔、管理、檢索、查閱、銷(xiāo)毀等整個(gè)檔案全生命周期的信息化管理，取代過(guò)去檔案信息的人工分檢和人工查閱。盡最大可能實(shí)現(xiàn)所有資料電子化、信息化管理。
檔案信息管理系統(tǒng)目標(biāo)1-檔案管理信息化
2、提高企業(yè)檔案管理安全管理水平
所有檔案信息化管理，采用雙線備份、實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資料線下紙質(zhì)、線上電子存檔的雙線管理，幫助企業(yè)將重要的產(chǎn)品技術(shù)、科技信息、項(xiàng)目成果、工程資料盡最大可能實(shí)現(xiàn)電子化、代碼化管理，線下線上相結(jié)合。
3、提升企業(yè)檔案管理水平，加快檢索再利用速度
企業(yè)檔案不僅是企業(yè)發(fā)展的寶貴歷史和財(cái)富，也是未來(lái)產(chǎn)品更新?lián)Q代、科技探索進(jìn)步、制度變更完善的重要資料庫(kù)，為一代代企業(yè)管理、技術(shù)、應(yīng)用人員提供著無(wú)限的資源和支持。所以為滿足企業(yè)日益加快的發(fā)展速度，必須重視檔案信息化管理，提升企業(yè)重要產(chǎn)品、科技、文件、制度等文檔資料的檢索、查閱、再利用的速度。建立完善的企業(yè)重要資料檔案庫(kù)，實(shí)現(xiàn)所有檔案的電子化、信息化管理、雙線管理，通過(guò)先進(jìn)的檢索工具，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資料的快速查閱、科學(xué)變更、及時(shí)積累的功能。
系統(tǒng)功能架構(gòu)
系統(tǒng)架構(gòu)本著“及時(shí)歸檔、合理分類(lèi)、規(guī)范整理、安全保管、方便利用”的設(shè)計(jì)原則，將系統(tǒng)分為采集、管理、利用、注銷(xiāo)4大部分。如下圖：
檔案信息管理系統(tǒng)整體功能架構(gòu)圖
九思OA協(xié)同辦公系統(tǒng)中的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)OA辦公平臺(tái)中幾乎所有重要工作內(nèi)容的及時(shí)歸檔和管理，保證OA系統(tǒng)負(fù)載均衡，輕負(fù)擔(dān)運(yùn)行，同時(shí)也保證企業(yè)無(wú)紙化辦公中，重要流程、公文、文檔的科學(xué)企業(yè)管理。
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