九思OA專家團隊為海康威視提出了如下OA公文管理子系統(tǒng)的規(guī)劃方案參考建議。
公文是企業(yè)處理各項行政事務(wù)，傳達政令政策，以保證協(xié)調(diào)各種關(guān)系及事務(wù)正確地、高效地進行的重要途徑。OA系統(tǒng)，在公文管理方面不僅可實現(xiàn)企業(yè)公文的電子收發(fā)和歸檔管理，還可有效解決企業(yè)公文傳遞慢，信息不及時、不同步，不易于查閱等問題。
海康威視是全球領(lǐng)先的以視頻為核心的物聯(lián)網(wǎng)解決方案提供商，致力于不斷提升視頻處理技術(shù)和視頻分析技術(shù)，面向全球提供領(lǐng)先的監(jiān)控產(chǎn)品和技術(shù)解決方案。
由海康威視的營銷及服務(wù)網(wǎng)絡(luò)不難看出，在企業(yè)日常中，各類公文無疑是提高企業(yè)辦公、辦事效率，提高企業(yè)運營管理必不可少的辦公需求。為此，九思OA專家團隊根據(jù)海康威視發(fā)展現(xiàn)狀，綜合分析，為其提出了如下OA公文管理子系統(tǒng)的規(guī)劃方案參考建議：
公文文檔生成：根據(jù)企業(yè)公文的書寫規(guī)范，制作相應(yīng)文檔，并通過企業(yè)OA系統(tǒng)中針對公文的特殊處理，生成特定的公文文檔。
公文發(fā)送：根據(jù)文件審核、批示、流轉(zhuǎn)繁多的特點，OA公文管理系統(tǒng)采用發(fā)文列表自定義，發(fā)文流程自定義，滿足不同發(fā)文管理。通過流程綁定，靈活組織流轉(zhuǎn)批閱和并發(fā)批閱，擬稿、核稿、簽發(fā)、蓋章、發(fā)布、存檔、查詢等處理，并在流轉(zhuǎn)過程中嚴格進行審批控制，系統(tǒng)對公文的流轉(zhuǎn)過程進行監(jiān)督，保證了公文流轉(zhuǎn)各個階段的可控性。
公文發(fā)送登記：用戶將排好版的文件登記入企業(yè)OA電子公文傳輸交換系統(tǒng)中，并記錄公文要素信息。完成相關(guān)公文信息的錄入，并把待蓋章的文件上傳到服務(wù)器。蓋章加密成功，根據(jù)具體公文選擇收文單位，并可設(shè)定每一個收文單位的可打印份數(shù)進行發(fā)送。
公文回執(zhí)管理：OA系統(tǒng)能對已經(jīng)發(fā)送的公文文件進行跟蹤，通過回執(zhí)管理，文件發(fā)送人可以很好地掌握文件的處理狀態(tài)。如對方是否收到公文，是否已經(jīng)簽收處理并且可方便的統(tǒng)計出接收單位的簽收情況。
文公文接收管理：公文到達后，收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審核、復(fù)核等工作，然后由辦公室進行發(fā)文登記、編號、套頭、蓋章，并進行文件的發(fā)放等工作，最后由公文管理員對辦結(jié)公文進行歸檔。對于不符合要求的來文，可以進行退文處理，退文時需要填寫退文理由。
公文檔案管理系統(tǒng)：包括對電子文件、電子檔案及實體檔案、單位來文和發(fā)文進行統(tǒng)一管理，老舊檔案管理的歷史數(shù)據(jù)歸檔文件數(shù)字化等，便于文件的跟蹤、查詢、管理。
九思軟件公文管理OA規(guī)劃方案建議可實現(xiàn)企業(yè)公文的自動化收/發(fā)管理，實現(xiàn)公文的網(wǎng)上流轉(zhuǎn)、申請、批復(fù)、查辦、歸檔，幫助用戶從繁瑣的公文收發(fā)事務(wù)中解放出來。同樣，海康威視OA公文管理平臺的建設(shè)在助力企業(yè)全面提高辦公管理水平的同時，也必然助力企業(yè)運營效率的全面提升。
