作為項目實施經理應明確，并應影響客戶方明確：1、信息化建設是一個信息化工程，是有計劃、有步驟的實施的. . .
一、協同辦公系統項目實施觀念
作為項目實施經理應明確，并應影響客戶方明確：1、信息化建設是一個信息化工程，是有計劃、有步驟的實施的，不可能一蹴而就。2、協同辦公系統實施和應用過程中出現問題是必然的。一方面協同辦公系統有適應性的調整，另一方面影響人們傳統使用習慣和部分人的利益問題。3、協同辦公系統的使用是需要理性引導的。不要聽從用戶的任意需求(需求提出者提出的往往真正的需求、真正的定位)，而把用戶應用需求向系統產品上引導、靠近。4、 不要企望整個協同辦公系統100%的應用、使用——那是一個理想! 協同辦公系統有時候是作秀的、有時候是實用的、有時候是盲目的。但至少應該保證協同辦公系統有一部分被使用，哪怕只是電子公告!
二、協同辦公系統項目實施策略
總結我們以往成熟經驗，現提出如下協同辦公系統項目實施策略，作為指導：
促使單位領導牽頭應用
一個單位的信息化工作往往呈現為“一把手工程”，如果協同辦公系統項目沒有領導來牽頭，沒有領導來應用，那么整個協同辦公系統推廣起來便缺乏力度，推廣也變得難了起來。
為了促進單位領導使用，可以：重點對領導層進行應用培訓;為領導層提供最為關心的、最迫切的應用;由于多數領導往往文字輸入有困難，所以給領導提供的應用功能，要盡可能地簡潔、直觀、易用——只須通過鼠標便可完成操作; 可以考慮為領導配備手寫板，完成公文批注處理;利用其它策略造勢、形成“圍勢”，“迫使”領導去應用;擬安排專人(秘書)代理領導處理相關信息，這樣即使領導因太忙、或因計算機水平原因，相關電子信息亦能得到及時處理。
作好推廣遞進層次、層層推進
一般來講，對于公文管理、會議管理這樣的純辦公應用往往較難推廣、需要一定的時期才能推廣開來，所以應計劃好協同辦公系統推廣遞進層次，如在前期重點推廣：協同工作、知識管理、內部郵件、關聯項目、會議管理等這些功能具有易推廣、實用、易應用起來等特點。這些功能得以推廣后，便可以推廣其它各個模塊的使用，從而達到整個協同辦公系統的應用。
制度促進
即與管理部門(尤其是辦公室部門)密切配合，制定相關規章制度，明文要求一些公告、文件、政務必須從協同辦公系統平臺上進行流轉，同時切斷原有的、傳統的紙質信息流轉方式。
現場值守及時響應、解決問題
凡是系統，在使用過程中或多或少都會出現這樣、那樣的問題。如果這些問題不能得到及時答復、解決，便可能影響用戶使用信心，也可能出現一些負面聲音，這對信息主管部門和領導會產生很大的壓力和影響。因此，這些問題必須消除在萌芽中。
幫助完成數據采編、輸入等初始處理
迅速完成基礎數據的處理可以有效促進整個協同辦公系統項目的早日啟動和使用。
在一般的電子政務、OA協同辦公系統項目中，許多服務商認為數據采編、初始工作是由用戶單位來作的，不能“越俎代庖”。但實際上客戶方由于前期對于協同辦公系統的理解、數據整理的不熟悉，整個初始工作往往“迤延”很長時間，使整個協同辦公系統項目啟動拖延。
充分發揮“督察督辦協同辦公系統”的作用
即由相關管理人員利用督察督辦協同辦公系統促進各個部門、人員充分利用協同辦公系統平臺。
策略七：發揮手機短信自動通知、通告功能
手機短信是人們目前最熟悉、使用最多的工具，將協同辦公系統與手機短信結合起來。手機將時時提醒“您”去使用協同辦公系統了。
發揮系統管理員作用
系統管理員能動性非常關鍵，不要讓客戶系統管理員有依賴心理。因為你不可能整日泡在客戶方現場啊!而且這樣可以大大節省公司的培訓費用。
如果項目實施人員能夠靈活把握以上各點，那么系統的實施成功率則會大大提高!
