ERP專家解密ERP常見陷阱，眾多ERP廠商、ERP專家提出防范措施
為了幫助你確認企業的ERP的部署是成功的，美國著名的CIO.com網站對多名ERP資深專家，包括IT執行官、顧問和主流ERP廠商進行了調查。以下是最常見的ERP陷阱以及防范的措施。
ERP系統需要企業投入大量的資金、資源和時間，其每一個地方都需要上千乃至上萬美元，部署時需要耗費數百個工時。盡管一個成功的ERP部署能夠幫助你的公司合理化工作流、削減成本，但是一個規劃與部署不合理的ERP產品可將會導致公司成本上升、生產效率低下。
為了幫助你確認你的ERP部署是成功的，或是最大限度地減少潛在問題，美國著名的CIO.com網站對多名ERP專家(IT執行官、顧問和ERP廠商)進行了調查。調查要求這些受訪者列出公司最常犯的ERP錯誤，以及如何避免或解決它們。以下是13個最常見的ERP錯誤以及解決它們的辦法
ERP 陷阱1：規劃不合理。Sage公司中間市場ERP 產品生產管理副總裁Erik Kaas 稱：“如果你希望你的ERP項目能夠取得成功，那么規劃就非常有必要。你不能放任你的ERP不管。”
ERP 軟件與中間市場解決方案提供商VAI公司的首席信息官Kevin Beasley對此表示認同。他稱：“在對ERP軟件評估之前，許多公司沒有充分提前進行規劃。這常常會導致后面出現混亂。因為他們可能無法充分理解他們目前的程序以及如何讓它們將商業優勢和效率最大化。”
為了解決這個問題，公司應當在選擇ERP系統之前對所有的程序和策略進行一次內部審查。此外，Beasley建議將來自不同部門的相關用戶集合起來組成一個ERP評估團隊。如果你認為你身沒有能力對ERP系統進行恰當的評估，那么可以考慮聘請經驗豐富的第三方或中立廠商顧問。他們在你所從事行業的公司中部署ERP解決方案有著豐富的經驗
ERP 陷阱2：對ERP廠商沒有進行恰當的審核。幫助客戶提升使用性能的Casemore & Co 公司總裁Shawn Casemore稱：“我的許多客戶僅僅聽了廠商營銷團隊的宣傳就決定購買了。然而，一旦完成了部署，他們很驚詫地發現系統功能受到了限制，能力低下，并且會對現有的內部最佳實踐產生負面影響。”他給出的建議是：要一直尋找參照物。他稱：“要求廠商提供至少與他們合作過的三家公司的名稱。問廠商他們的業務范圍中有哪些公司，他們能夠與哪些公司聯系并討論軟件問題，然后打電話討論功能、性能和面臨的挑戰。”如果廠商沒有(或沒能)提供三家公司的名稱，那么就不要選擇他們，除非你想成為一只小白鼠。
ERP 陷阱3：不理解或不使用關鍵功能。業務咨詢與技術解決方案公司MorganFranklin 的總經理John Hoebler稱：“在我們每年的ERP調查中，僅有46%的受訪者稱他們對自己使用的ERP系統的功能有著深刻的理解。考慮到有數百萬家公司正在對他們的ERP系統進行投資，這一結果讓我們感到非常震驚。不清楚系統的功能，公司無法讓業務程序自動化，更快完善功能，實現業務目標。升級、增加功能與維護成本將更高，這幾乎不可能取得成功。”
為了解決這一問題，Hoebler建議創建一個列有所有功能的總清單，追蹤使用情況，定期的對列表進行評估以確定哪些功能正在被使用，哪些功能最為有用。他稱：“這些功能目錄能夠被用于培訓新雇員，編寫測試腳本，對審核、合規與報告需求提供幫助。”
ERP 陷阱4：低估了所需要的時間與資源。e2b teknologies公司營銷總監James Mallory認為：“所有的公司基本上都低估了部署新ERP系統所需要的時間與資源。那么如何計算所必須的時間呢?所需要的能夠通過用100除以軟件成本進行評估。例如，軟件的成本為20000美元，那么在一名合格的顧問的幫助下，其將耗費200個工時或五周時間部署。如果你打算在沒有專業幫助的情況下自己進行部署，那么所需要的時間將會翻倍。”此外，Mallory還強調了指派一名專業的項目經理的重要性。
ERP 陷阱5：從開始階段起團隊中就沒有合適的人。Beasley稱：“很多時候，在ERP部署的開始階段公司就沒有挑選到合適的人。ERP部署是公司能夠承擔的最大項目之一，因此如果在決策過程中各個方面沒有相關的利益攸關者參與，那么難免會出現錯誤，規劃也會不周全。”例如，許多公司關注如何得到主管們的批準，而不是在公司的各個部門中挑選出關鍵的參與者，除了IT部門外，還應當有來自財務、運營、制造、采購和倉庫等部門的人員參與其中。這樣做的好處是：從一開始，雇員就能夠積極從事ERP部署，將資金用到它們該用的地方。
ERP陷阱6：沒有設置優先權。Realization 公司副總裁、項目管理專家Yoav Ziv稱：“在部署ERP系統時，員工在降低延遲、提高完成時間方面能夠做的最重要的一件事是減少多任務處理。”他認為：“當處理多個任務和頻繁切換設備時，員工的工作速度非常慢。”因此，創建一個優先權系統應當是IT經理的當務之急。他稱：“優先權系統應當不僅僅顯示何時做什么任務，而且還應當向管理員提供急需他們解決的問題。ERP部署經理需要部署一個嚴格的問題鑒別程序以能夠立即顯示并解決問題。”
ERP 陷阱7：在培訓和變革管理方面沒有進行投資。Kaas解釋稱：“缺乏適當的訓練是ERP項目推出的最常見的原因。由于員工不理解新系統，因此還會導致員工憎恨新系統。確保在新系統投入使用之前員工能夠適應它們可幫助你的ERP項目取得成功。”重點關注甲骨文JD Edwards產品的ERP專家、GSI首席執行官Kevin Herrig稱：“如果你不進行培訓，不經常與使用者進行溝通，那么最終你得到的只是一款價格昂貴的Excel軟件。”
ERP 陷阱8：低估了精確數據的重要性。你的ERP系統僅僅在有數據時才會發揮作用。文件管理與工作流解決方案提供商iDatix 公司專業服務總監Martin Levesque稱：“如果你希望你的ERP部署能夠取得成功。從一開始，必須要在適當的地方放置適當的程序設計和程序參數，以最大限度的降低出現錯誤的可能。”
ERP 陷阱9：采用一個萬能的解決辦法。網站開發公司NetFoliage的軟件架構師Akan Iza稱：“無論ERP系統多么強大、靈活性多么高，它們都無法理解所有的商業邏輯。在ERP部署中最常犯的一個錯誤是假設ERP能夠被用于從頭至尾的運行一個業務。”他指出：“為了避免這一代價昂貴的錯誤，公司應當重視ERP部署，以優化價值鏈、追蹤成本。其它所有的事情都應當是次要的目標。”
ERP 陷阱10：沒有停運遺留應用。埃森哲公司應用現代化與優化負責人Picciotto 稱：“如果公司在ERP系統部署期間沒有積極的停運遺留應用，那么最終結果將是帶有所有原有遺留應用的ERP將會被拖后腿。后果是它們將成為另一款需要你花錢購買維護與支持服務，花錢對硬件和系統進行升級，花錢為核心ERP安裝接口的軟件。”而部署ERP系統的初衷是為了合理化工作流，降低成本和減少浪費。
ERP 陷阱11：沒有一個主動的負載測試環境。Herrig稱：“通過幾個測試用戶，你根本無法看到你的改變所產生的真正結果。為了能夠看到改變的真實效果，避免出現損失慘重的意外宕機事故，你必須要模擬用戶負載。”
ERP 陷阱12：忽視了第三方支持備份方案。為財富1000強企業提供服務的IT開銷管理與咨詢公司NPI的首席執行官Jon Winsett稱：“盡管事實是維護率居高不下，公司能夠從第三方支持提供商那里獲得相同水平的服務，但是許多公司還是堅持選擇收費高昂的原廠支持。公司在支持方面應當嘗試所有的選項，包括可與之直接協作并提供服務的混合支持提供商，以及獨立于廠商合作項目之外的提供商。第三方支持備份方案可以很輕松地將支持成本降低30%至50%。”
ERP 陷阱13：沒有制定維護策略。SAP 美國公司北美與拉美地區升級辦公室副總裁Marco Valencia稱：“不進行預防性維護的客戶無法充分發揮其ERP投資和相關維護資金的優勢。如果不進行維護，他們的系統(在技術層面上)將隨著他們的業務程序一起很快就會被淘汰。”此外，他指出：“重要的是保持內核一直處于最新狀態，通過正確的法規調整防止潛在的問題，以及在安裝技術方面進行改良。這樣一來，在運行支持升級包時，客戶的體驗將受到最低程度的影響。”
