三問(wèn)CIO，OA軟件的挑戰(zhàn)是什么
由于工作的原因，5年以來(lái)筆者認(rèn)識(shí)了許多CIO并成為了朋友。回顧筆者和他們認(rèn)識(shí)的過(guò)程，幾乎都源于OA選型，這個(gè)過(guò)程中，筆者注意到一個(gè)有趣的現(xiàn)象：越是大型或特大型企業(yè)的CIO，在OA項(xiàng)目選型時(shí)越是謹(jǐn)慎。
在與這些信心十足的CIO的溝通中，筆者發(fā)現(xiàn)由于種種原因，與這些CIO們對(duì)于OA項(xiàng)目的哲學(xué)層面的本質(zhì)很少有深入的思考，大多過(guò)于從技術(shù)角度的眼光去關(guān)注具體的功能或應(yīng)用。同時(shí)，在眾多廠商關(guān)于OA的宣傳冊(cè)或者標(biāo)書(shū)中，很多只是提供了根據(jù)自己理解的需求拼湊出來(lái)的功能特征細(xì)節(jié)要求，而組織發(fā)展的具體戰(zhàn)略與OA之間的關(guān)系、從管理角度對(duì)OA的要求等連只言片語(yǔ)都沒(méi)有。
三問(wèn)CIO：OA的挑戰(zhàn)是什么？
研究OA的挑戰(zhàn)一定要建立在對(duì)OA的本質(zhì)的認(rèn)知基礎(chǔ)上，我們常見(jiàn)的現(xiàn)象是，CIO在立項(xiàng)中把對(duì)需求的滿(mǎn)足度作為最高權(quán)重指標(biāo)，另外關(guān)注的是技術(shù)的先進(jìn)性和安全性
等等，這些都過(guò)于偏重技術(shù)了。他們到底忽略了什么?筆者看過(guò)一份IDC專(zhuān)門(mén)的調(diào)查研究報(bào)告，與筆者實(shí)踐中求證的答案一樣，那個(gè)答案卻是CIO背景的人最容易忽視的。
1. 易用性
在OA的本質(zhì)探討中，我們已經(jīng)明確了，OA其實(shí)是一次組織行為變革的代號(hào)，其形式是軟件部署和使用，實(shí)質(zhì)是組織行為模式的變革，特別是協(xié)同模式的變革。
過(guò)去曾有無(wú)數(shù)的OA，在立項(xiàng)階段CIO和辦公室主任殫精竭慮地整理完整的需求，在支付了大量的金錢(qián)和時(shí)間之后，通過(guò)項(xiàng)目化開(kāi)發(fā)得到了滿(mǎn)足，但實(shí)際情況是根本沒(méi)有人愿意用，是什么導(dǎo)致了這些需求的提供者拒絕使用系統(tǒng)?
這樣的變革需要兩種力量的參與，一是領(lǐng)導(dǎo)真正的重視，而不僅僅停留在口號(hào)或者愿望上，需要身體力行，在那些成功的OA案例中，位高權(quán)重的領(lǐng)導(dǎo)者常常是最早上線、最晚下線的人群之一。另外就是群眾的高度參與，在評(píng)估成功的關(guān)鍵閥值中我們提到應(yīng)用范圍值就是這個(gè)特性的量化。
領(lǐng)導(dǎo)和普通群眾的最大的共性是電腦應(yīng)用水平不高。事實(shí)上，一個(gè)在運(yùn)作中的組織是難以從業(yè)務(wù)慣性中擺脫出來(lái)專(zhuān)門(mén)去從事學(xué)習(xí)的，我們可以把財(cái)務(wù)部幾十個(gè)人停下來(lái)專(zhuān)門(mén)學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)軟件，加班加點(diǎn)在電腦上重新輸入憑證、記賬，但我們無(wú)法讓整個(gè)組織停下來(lái)3個(gè)工作日，專(zhuān)門(mén)學(xué)習(xí)OA軟件，最多是輪流培訓(xùn)2天，絕大多數(shù)是一天甚至半天。
此有個(gè)規(guī)律：應(yīng)用范圍越大的系統(tǒng)，其學(xué)習(xí)成本要求就應(yīng)該越低，這里易用性是最大的挑戰(zhàn)之一。
CIO相對(duì)組織中其他人員來(lái)說(shuō)，他太了解電腦了，這也是被挑選出來(lái)承擔(dān)OA選型責(zé)任的原因，但他又不了解組織行為學(xué)，如果再不具備對(duì)OA的哲學(xué)認(rèn)知，會(huì)在相當(dāng)程度上忽略易用性。以前的OA失敗，至少有50%可以歸罪為易用性問(wèn)題。
2. OA的粘著度
另一項(xiàng)挑戰(zhàn)是OA的粘著度,即用戶(hù)對(duì)系統(tǒng)的依賴(lài)程度。大部分OA系統(tǒng)都不具備粘著度，要知道無(wú)論需求有多周全，都是窮舉模式的，而組織行為是無(wú)法窮舉的，即使一一滿(mǎn)足那些窮舉的需求，你可能發(fā)現(xiàn)仍然有80%的事情無(wú)法在OA上處理。過(guò)去OA失敗的原因就是只做關(guān)鍵性應(yīng)用，如我們熟知的公文、文檔管理、辦公室常用的功能等，就算有流程化審批，也只能窮舉部分組織級(jí)審批，到部門(mén)級(jí)就太多了，干脆就不做了。他們草率地把80%的無(wú)法窮舉的應(yīng)用需求的責(zé)任推給了郵件!套用那句“名言”的語(yǔ)法: “如果道歉有用，還需要警察做什么?”如果郵件能解決還要OA干什么?”
OA還有很多挑戰(zhàn)，諸如實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)之類(lèi)，但最大的挑戰(zhàn)還是在產(chǎn)品本身，即易用性和實(shí)用性，而大部分人可能對(duì)易用性容易理解，但對(duì)實(shí)用性卻沒(méi)有深入認(rèn)識(shí)，我們通過(guò)大量調(diào)研，才認(rèn)識(shí)到第二個(gè)問(wèn)題，那是傳統(tǒng)OA失敗的根本原因之一。
