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某專業高校擁有多個校區，分屬在省內不同地區，是典型的多校區辦公模式。校內文件流轉、制度下發、跨校區會議組織等日常工作，長期依賴學校辦公室專人點對點跟進。傳統管理模式不僅造成大量人力與時間成本的浪費，更暴露出信息傳遞滯后、協同效率低下等諸多問題。

該學校需要一套適配高校多校區管理場景的 OA 辦公管理系統，打通信息壁壘、規范工作流程、提升跨校區協同效率，實現學校行政辦公的數字化、智能化升級。

一、多校區管理問題

作為兼具教學、科研、服務多重屬性的高校，多校區辦公模式下的管理問題很突出：

1.辦公效率低下：學校各種會議紀要、通知、請示等上傳下達工作，每個流程環節都需要公文、會議來承載。文件種類多、涉及部門多、審批環節多，傳統人工跟進模式受空間、時間及領導外出等因素制約，導致流程滯后、文件積壓、決策周期長、辦公效率低下。

2.  制度執行不到位：學校制度的執行依賴人工監督，缺乏實時追蹤手段，特殊事項落實效果難核驗、難追溯，監管盲區時有出現。

3.  會議組織費時費力：學校各類會議較多，會議從議題收集、組織、通知到會議室安排等環節全靠人工處理，流程繁瑣且審批慢。同時會議資源分散管理，沖突頻發且協調成本高。

4.  知識共享難：學校的教學科研成果、規章制度、決策文件等分散在各科室，缺乏統一共享機制，查找復用耗時，知識價值難以發揮。

二、建設目標

全面梳理規范學校各部門辦事流程，打破業務壁壘實現信息互通共享；統一全校人、財、物數據，推動全校管理統一化；全面提升學校辦公效率及管理水平。

三、整體方案

通過信息化手段優化業務流程，打破時間、空間限制，解決協同工作和信息共享的同時，實現業務在線流轉和管理，提升學校管理效率及管理水平。借助九思軟件十大引擎技術，打造全校一體化、流程化、智能化、移動化協同辦公管理平臺，覆蓋公文、會議、外事、公章、接待等全業務場景。

四、主要模塊

1.  門戶管理：以教職工為中心，按崗位、職責定制專屬工作門戶，整合信息資訊、工作辦理、事務服務等功能于統一窗口，無需切換多系統，線上辦公更高效。

2.  公文管理：還原線下辦文場景，覆蓋多部門收發文全流程，分類編號、流轉審批、歸檔調閱全程電子化。異地審批、實時追蹤成為現實，數天流轉流程縮短至數小時，且全程留痕可追溯。

3.  會議管理：會前一鍵申請、快速審批并發起通知；會中掃碼簽到精準統計人員；會后系統智能催辦議題落實，徹底解決會議組織繁瑣、資源協調困難問題。

4. 外事管理：將外事合作協議、因公出國（境）、港澳臺出行、來訪接待、境外專家聘任及學生交流項目等事務線上化，覆蓋從事項上報、審核、備案到存檔的完整流程。
        5. 公章管理：實現公章使用申請、用印操作、移交交接、外帶使用全流程線上管控，詳細記錄每一次使用的關鍵信息，實時追蹤公章流轉軌跡，動態監管保管狀態與使用規范。
        6. 接待管理：以規范、程序、標準、動態為原則開展公務接待工作，貫穿籌備、安排至總結的全流程。

    五、應用價值

多校區管理是高校規?；l展的必然趨勢，是對學校統籌協調能力的重要考驗。九思軟件協同辦公管理平臺以一體化、智能化的解決方案，直擊多校區辦公效率低、協同難、監管弱等核心痛點，通過打通信息壁壘、規范業務流程、沉淀核心數據，不僅實現行政辦公的降本增效，更能為高校教學科研與管理服務的高質量發展注入數字化動能，助力學校邁向精細化、智慧化管理新階段。