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在數(shù)字化浪潮下，中小規(guī)模 IT 服務(wù)企業(yè)正面臨業(yè)務(wù)快速擴(kuò)張與管理效率不匹配的痛點(diǎn)。人員分布散、跨部門協(xié)作難、手工流程繁瑣、核心業(yè)務(wù)追溯難等問題，成為制約企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵瓶頸。

一、項(xiàng)目背景：民企成長中的管理挑戰(zhàn)

某民營 IT 服務(wù)企業(yè)，員工規(guī)模 500 人左右，隨著業(yè)務(wù)版圖的持續(xù)擴(kuò)大，管理痛點(diǎn)日益凸顯。企業(yè)員工分布地域廣泛，傳統(tǒng)溝通模式難以滿足高效協(xié)作需求，跨部門業(yè)務(wù)對(duì)接常常出現(xiàn)信息滯后；各職能部門日常業(yè)務(wù)依賴手工處理，不僅耗時(shí)耗力，還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)誤差，嚴(yán)重影響業(yè)務(wù)快速響應(yīng)能力；尤其是在采購、合同、資金等核心業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，過程追溯難、后期預(yù)判不及時(shí)，給企業(yè)運(yùn)營帶來潛在風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型迫在眉睫。

為破解管理困境，九思軟件協(xié)同辦公管理平臺(tái)，依托新一代智慧協(xié)同運(yùn)營技術(shù)，以中臺(tái)架構(gòu)為支撐，整合協(xié)同、業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)等核心能力，搭建貼合 IT 服務(wù)行業(yè)需求的一體化管理體系，實(shí)現(xiàn)從基礎(chǔ)辦公到核心業(yè)務(wù)的全流程數(shù)字化管控。

二、建設(shè)目標(biāo)：聚焦核心需求，打造高效協(xié)同體系

基于企業(yè)實(shí)際痛點(diǎn)，九思軟件協(xié)同辦公管理平臺(tái)建設(shè)圍繞三大核心目標(biāo)展開：

1.    打破協(xié)作壁壘，解決人員分散導(dǎo)致的溝通半徑問題，實(shí)現(xiàn)跨部門、跨地域的高效協(xié)同；

2.    替代傳統(tǒng)手工流程，規(guī)范采購、合同、資產(chǎn)、資金等核心業(yè)務(wù)管理，提升業(yè)務(wù)響應(yīng)速度；

3.    建立可追溯、可分析的管理體系，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)過程全程留痕，為決策提供數(shù)據(jù)支撐，降低運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。   

三、應(yīng)用場(chǎng)景：全維度覆蓋，讓協(xié)同融入業(yè)務(wù)日常

• 內(nèi)控管理：流程化規(guī)范，風(fēng)險(xiǎn)可控可溯

企業(yè)通過平臺(tái)搭建標(biāo)準(zhǔn)化流程審批體系，讓日常辦公與核心業(yè)務(wù)處理有章可循。員工需印制名片時(shí)，可通過在線申請(qǐng)表提交需求，系統(tǒng)通過預(yù)設(shè)流程模板和節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)表單規(guī)范流轉(zhuǎn)，全程可追蹤、可復(fù)核，徹底改變了以往紙質(zhì)申請(qǐng)、人工傳遞的繁瑣模式。

• 資產(chǎn)管理：全生命周期，動(dòng)態(tài)精準(zhǔn)管控

針對(duì) IT 企業(yè)資產(chǎn)種類多、流轉(zhuǎn)頻繁的特點(diǎn)，平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)全生命周期管理。員工可根據(jù)工作需求在線申購資產(chǎn)，通過勾選方式選擇領(lǐng)用物品，確保數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)精準(zhǔn)；資產(chǎn)調(diào)撥時(shí)，系統(tǒng)搭建順暢的協(xié)作通道，讓資產(chǎn)統(tǒng)籌更合理、使用更高效；資產(chǎn)臺(tái)賬完整記錄從申請(qǐng)購買到報(bào)廢轉(zhuǎn)讓的全過程信息，無論是領(lǐng)用、維修還是調(diào)撥，變化實(shí)時(shí)更新，避免資產(chǎn)閑置或流失。

• 采購管理：全業(yè)務(wù)鏈覆蓋，降本又提效

平臺(tái)構(gòu)建了從供應(yīng)商管理到采購執(zhí)行的全流程體系。通過供應(yīng)商分級(jí)分類管理功能，方便企業(yè)快速查詢維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商生態(tài)；采購部門依據(jù)計(jì)劃在線填報(bào)訂單，規(guī)范采購行為；若需變更采購事項(xiàng)，可通過專項(xiàng)申請(qǐng)表記錄全過程，便于后期追溯。同時(shí)，平臺(tái)實(shí)時(shí)展示采購申請(qǐng)量、完成量、成本節(jié)約率等核心數(shù)據(jù)，讓采購成本透明可控，據(jù)統(tǒng)計(jì)，平臺(tái)上線后企業(yè)采購效率提升 30%，成本節(jié)約超 10%。

• 合同與資金管理：風(fēng)險(xiǎn)前置，管控有度

合同管理模塊聚焦關(guān)鍵指標(biāo)監(jiān)控，支持圖形化報(bào)表展示和待辦事項(xiàng)分類提醒，支出類、收入類合同均實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)在線關(guān)聯(lián)，合同起草、審批、歸檔全流程電子化，平均審理周期縮短至 4-8 個(gè)工作日；資金管理方面，通過周、季度資金計(jì)劃提報(bào)功能，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用與可用額度的精準(zhǔn)控制，領(lǐng)導(dǎo)及部門主管可實(shí)時(shí)查看資金池構(gòu)成與使用明細(xì)，提前預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)，避免資金濫用，讓每一筆資金都用在刀刃上。

四、客戶價(jià)值：數(shù)字化轉(zhuǎn)型，讓管理更具競(jìng)爭(zhēng)力

九思軟件協(xié)同辦公管理平臺(tái)的落地，為企業(yè)帶來了全方位的價(jià)值提升：

1. 內(nèi)控體系落地生根：通過統(tǒng)一流程審批中心，實(shí)現(xiàn)組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)職能、部門權(quán)責(zé)的在線可視化展示，讓管理制度從 “紙面” 落到 “實(shí)處”；

2. 資產(chǎn)管控精準(zhǔn)高效：全生命周期資產(chǎn)管理模式，讓資產(chǎn)流轉(zhuǎn)清晰可溯，大幅降低管理成本，提升資產(chǎn)使用效率；

3. 核心業(yè)務(wù)降本提效：標(biāo)準(zhǔn)化的采購、合同流程，讓業(yè)務(wù)處理更規(guī)范、更高效，同時(shí)聚集企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力；

4. 決策支撐數(shù)據(jù)化：平臺(tái)整合全業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，通過報(bào)表實(shí)時(shí)呈現(xiàn)關(guān)鍵指標(biāo)，為企業(yè)決策提供科學(xué)依據(jù)，助力企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中搶占先機(jī)。

對(duì)于 500 人以下的 IT 服務(wù)行業(yè)企業(yè)而言，協(xié)同管理的核心不是追求復(fù)雜功能，而是貼合業(yè)務(wù)需求的實(shí)用解決方案。九思軟件協(xié)同辦公管理平臺(tái)，從企業(yè)實(shí)際痛點(diǎn)出發(fā)，通過場(chǎng)景化功能設(shè)計(jì)和靈活的架構(gòu)配置，幫助更多中小民企實(shí)現(xiàn)管理升級(jí)。